你是否在寫商用英文信件時，總是擔心用詞不專業，甚至被同事嫌太囉唆？
其實，寫好英文信件並不需要堆砌華麗的詞彙或特殊表達，只要掌握幾個關鍵原則，就能讓你的信件看起來既專業又清晰，還能大幅提升溝通效率！
📝 商用英文信件寫作的 5 大原則
學會以下幾個實用技巧，讓你的信件內容一目了然，輕鬆應對職場溝通挑戰！
• 避免艱澀的用字或用語
在商業溝通中，「簡單直接」往往比「花俏難懂」更受歡迎。
▪️utilize (X) →use (O)
▪️utilize (X) →use (O)
學會用簡單詞彙表達，不僅清晰直白，更能展現專業素養。
• 避免不必要詞句
商用信件的核心是直截了當，避免拖泥帶水或使用多餘的修飾語。
▪️In my opinion, I think we should raise the salary to attract excellent candidates. (X)
▪️We should raise the salary to attract excellent candidates. (O)
去掉多餘的詞句，讓重點更突出，也更能贏得讀者的注意力。
• 減少譬喻或慣用語
不要在商用信件中過多使用俚語或模糊表達，這可能讓讀者誤解你的意圖。
▪️Let’s touch base tomorrow. (X)
▪️Let’s touch base tomorrow. (X)
▪️Let’s discuss it tomorrow. (O)
簡單、直接的語句更能凸顯你的專業。
• 描寫具體情境，避免模糊用語
以具體描述取代籠統的說法，讓你的讀者更容易掌握重點。
▪️current situation (X)
▪️current situation (X)
▪️company’s financial challenges (O)
具體情境能有效幫助對方理解，提升溝通效率。
• 正確使用標點符號及大寫
切記，在信件中不要濫用感嘆號或全大寫字母，保持禮貌和專業才是關鍵。
▪️SEND ME THE REPORT!!! (X)
▪️SEND ME THE REPORT!!! (X)
▪️Could you send me the report? (O)
專業信件的基礎是尊重與禮貌，這也會為你的形象加分。
🌟 實用範例：這樣改，專業度瞬間提升！
看看以下兩種寫法，你覺得哪一種更簡單清楚呢？
- 舊版：
I am writing to let you know about the upcoming changes that will affect your department. - 改版：
This email is to inform you about the changes affecting your department.改版後的寫法不僅簡潔有力，還能更快速傳達重點，讀者也更容易吸收。
💬 你也有英文信件的煩惱嗎？
不論是商用英文信件還是日常英文表達，找到對的方法才能真正提升！
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